INSTRUÇÕES Nº1

INSTRUÇÕES Nº1

TC-A-4046/026/93

Dispõem sobre o exercício do controle externo, compreendendo a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional, patrimonial e, ainda, quanto à legalidade, legitimidade e economicidade no âmbito estadual, de todos os órgãos, entidades e pessoas sujeitas à sua jurisdição.

O Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais, com fundamento nos incisos XXIII e XXVI do artigo 2º da Lei Complementar Estadual nº 709, de 14 de janeiro de 1993, e:

considerando que foram promovidas profundas alterações na sistemática de serviços afetos à fiscalização;

considerando a competência atribuída nos artigos 32 e 33 da Constituição Estadual e ainda nos artigos 14 e l5 da Lei Complementar Estadual nº 709/93;

considerando que as Instruções então vigentes sofreram modificações relevantes, as quais se materializaram mediante a edição de aditamentos e alterações;

considerando a premente necessidade das Instruções serem revistas, com a finalidade de aperfeiçoá-las;

considerando o objetivo de facilitar a consulta e cumprimento pelas partes interessadas; e

considerando, finalmente, a conveniência de que as decisões sobre as contas observem a conjugação das atribuições do controle interno e, bem assim, das indispensáveis atribuições do controle externo, de modo a permitir a perfeita fixação de eventuais responsabilidades, resolve editar as seguintes Instruções:

TÍTULO

ÁREA ESTADUAL

CAPÍTULO I

DAS UNIDADES GESTORAS DOS ÓRGÃOS DOS PODERES EXECUTIVO, JUDICIÁRIO, LEGISLATIVO E MINISTÉRIO PÚBLICO, INCLUSIVE O TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SÃO PAULO.

SEÇÃO I

Das Contas

Artigo 1º - Para fins de fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, quanto à legalidade, legitimidade e economicidade, exercida por meio do controle externo, bem

como apreciação das contas das Unidades Gestoras dos Órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário, Legislativo e Ministério Público, inclusive do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo e dos atos praticados por seus ordenadores de despesa, administradores, gestores e demais responsáveis por bens e valores públicos, deverá ser encaminhada a este Tribunal, até 31 (trinta e um) de janeiro, a seguinte documentação relativa ao exercício findo:

I - relatório de atividades contendo exposição sobre as demonstrações contábeis e seus resultados, inclusive as suas principais realizações;

II - certidão contendo os nomes dos ordenadores de despesa e responsáveis pelo controle interno e almoxarifado, com os respectivos períodos de gestão, afastamentos e substituições;

III - relação das licitações realizadas, separadas por modalidade, constando número de processo, número da licitação, data da abertura, objeto, vencedor, valor e data do eventual contrato ou declaração negativa por modalidade;

IV - relação das despesas efetuadas com dispensa ou inexigibilidade de licitação, nos casos enquadrados na exigência de ratificação do ato (artigo 26 da Lei Federal nº 8.666/93 e suas alterações), constando número do processo, data da abertura, objeto, valor, fornecedor e data da publicação da ratificação, ou declaração negativa;

V - relação dos auxílios, subvenções e contribuições concedidos, de conformidade com o anexo 3, ou declaração negativa de tais repasses;

VI - demonstrativos da receita e despesa dos fundos especiais vinculados à Unidade Gestora, quando houver.

SEÇÃO II

Dos Contratos e Atos Jurídicos Análogos

Artigo 2º - Os órgãos de que trata o artigo anterior e os fundos especiais remeterão a este Tribunal, até o dia 15 (quinze) de cada mês:

I - cópia de todos os contratos ou atos jurídicos análogos, celebrados no mês anterior, de valor igual ou superior ao que se refere a letra "c" do inciso II do artigo 23 da Lei Federal nº 8.666/93 e suas alterações;

II - cópia de todos os termos aditivos, modificativos ou complementares, de qualquer valor, relativamente aos ajustes indicados no inciso anterior, devendo, por ocasião da remessa, informar o número do processo neste Tribunal do contrato inicial;

III - cópia de todos os termos aditivos, modificativos ou complementares, que sejam de valor igual ou superior ao que se refere o dispositivo legal mencionado no inciso I, ou que a soma de seu valor com o do ajuste inicial e dos demais termos ultrapasse aquele valor, considerada a data inicial da celebração, devendo, neste caso, vir acompanhada do contrato inicial, demais alterações e documentos do processo licitatório.

Parágrafo único - Ficam excluídos da obrigação prevista neste artigo os convênios e os contratos de operações de crédito, os quais deverão ser formalizados nos termos do artigo 116 da Lei Federal n°8666/93 e suas alterações, devendo ficar à disposição da auditoria nos órgãos mencionados no artigo anterior.

Artigo 3º - Os processos versando sobre instrumentos contratuais ou atos jurídicos análogos, descritos no artigo anterior, serão autuados nos órgãos de origem, mediante a utilização de capas próprias, fornecidas pela Imprensa Oficial do Estado, devidamente preenchidas.

Artigo 4º - Os contratos ou atos jurídicos análogos, a que se refere o artigo 2º destas Instruções, deverão, conforme o caso, vir acompanhados do seguinte:

I - cópia da documentação relativa à correspondente licitação, devidamente autenticada, na forma capitulada no artigo 38 e seus incisos da Lei Federal nº 8.666/93 e suas alterações, ou, verificando-se a sua dispensa ou inexigibilidade, cópia da competente justificativa, com indicação do dispositivo legal da exceção, ato da ratificação e sua publicação na Imprensa Oficial;

II - cópia da(s) nota(s) de empenho emitida(s) inicialmente para atendimento da despesa;

III - tratando-se de obras e/ou serviços de engenharia, a documentação prevista no inciso I deste artigo deverá vir acompanhada especialmente de:

a) memorial descritivo dos trabalhos e respectivo cronograma físico-financeiro;

b)projeto básico aprovado pela autoridade competente;

c)orçamento detalhado em planilhas que expressem a composição de todos os seus custos unitários;

d)previsão de recursos orçamentários que assegurem o pagamento das obrigações decorrentes de obras ou serviços a serem executados no exercício financeiro em curso, de acordo com o respectivo cronograma físico-financeiro;

e) comprovação no plano plurianual, quando o produto das obras ou serviços estiver contemplado em suas metas.

IV - tratando-se de execução parcelada, declaração circunstanciada, assinada pela autoridade competente, de que foi preservada a modalidade de licitação pertinente à execução total do objeto e documentos comprobatórios de que a autorização da despesa foi feita para o custo final da obra ou serviço projetado;

V - nos casos de alienação de imóveis, prova da avaliação prévia e autorização legislativa. No caso de permuta, prova de que houve, também, avaliação prévia e que o preço é compatível com o de mercado;

VI - nos casos de contratação de empresa de prestação de serviços técnicos especializados, que apresente relação de integrantes de seu corpo técnico para participar de procedimento

licitatório, ou para justificar a dispensa ou inexigibilidade deste, cópia do comprovante de que tais integrantes realizarão pessoal e diretamente os serviços;

VII - nos casos de notória especialização, a documentação que a comprove, nos termos do artigo 25, § 1º da Lei Federal nº 8.666/93 e suas alterações;

VIII - em se tratando de exclusividade, cópia do atestado fornecido pelo órgão de registro do comércio, Sindicato, Federação, Confederação Patronal ou entidades equivalentes;

IX - nos casos de emergência, caracterização da situação calamitosa, motivo da escolha do fornecedor ou executante e justificativa do preço;

X - nos casos de licitações cujo valor ultrapasse 100 (cem) vezes o limite previsto para concorrência de obras e serviços de engenharia, prova de que foram adotadas as medidas previstas no artigo 39 da Lei Federal nº 8.666/93 e suas alterações;

XI - nos casos de prorrogação de prazo contratual, prova da autorização prévia concedida pela autoridade competente, acompanhada da necessária justificativa;

XII - havendo rescisão do contrato, cópia da justificativa e autorização firmada pela autoridade competente;

XIII - cópia do comprovante do recolhimento da caução, se exigida.

Artigo 5º - Quando se verificar a liberação de caução ou fiança, dada em garantia ao cumprimento do contrato ou ato jurídico análogo, nos casos previstos no artigo 2º destas Instruções, deverá ser feita a comunicação a este Tribunal, no prazo máximo de 15(quinze) dias.

Artigo 6º - Os órgãos deverão proceder à comunicação do término das obras e/ou serviços decorrentes dos contratos ou atos jurídicos análogos, previstos no artigo 2º destas Instruções, no máximo em 15 (quinze)dias, oferecendo os seguintes elementos:

I - cópia do termo de recebimento provisório e/ou definitivo, com indicação expressa da existência ou não de pendências, reajustamentos ou acertos de qualquer natureza;

II - declaração da autoridade responsável pelas obras e/ou serviços, contendo informações sobre:

a)observância aos prazos previstos;

b)existência de multas contratuais, devendo, em caso afirmativo, ser a declaração acompanhada de cópia do comprovante de recolhimento;

c)manifestação sobre a qualidade e perfeição das obras e/ou serviços executados;

d)na hipótese de não penderem quaisquer reajustamentos orçamentários ou acertos, indicação expressa de que o contrato ou ato jurídico análogo encontra-se integralmente cumprido.

Artigo 7º - Os órgãos encaminharão, até o dia 15 (quinze) de cada mês, relação de todos os contratos e atos jurídicos análogos, e seus aditamentos, de valor inferior ao estipulado no artigo 2º destas Instruções, celebrados no mês anterior, na qual deverão constar os seguintes elementos:

I - identificação e data do ajuste;

II - contratado;

III - objeto;

IV - valor;

V - modalidade de licitação ou fundamento da dispensa ou inexigibilidade.

Parágrafo único - No caso de convênios e contratos de operações de crédito, a relação a que se refere o "caput" deste artigo deverá abranger a totalidade dos ajustes firmados no mês, independentemente de seus valores.

SEÇÃO III

Do Exame Prévio de Edital

Artigo 8º - O Tribunal de Contas poderá, consoante estabelece o artigo 218 do seu Regimento Interno, solicitar, para os fins previstos no §§ 1º e 2º do artigo 113 da Lei Federal nº 8.666/93 e suas alterações, cópia completa de editais de licitação elaborados pelos órgãos de que trata o artigo 1º destas Instruções.

Artigo 9º - O órgão remeterá, em até 48 (quarenta e oito) horas, contadas do recebimento da solicitação mencionada no artigo anterior, as peças da licitação que lhe forem indicadas.

Artigo 10 - O Tribunal de Contas poderá convocar o responsável pela licitação para comparecer em sessão e prestar os esclarecimentos que lhe forem solicitados a respeito do edital e demais documentos, objeto do exame prévio.

SEÇÃO IV

Da Execução Contratual

Artigo 11 - Os órgãos mencionados no artigo 1º destas Instruções deverão encaminhar a este Tribunal, até o dia 15 (quinze) de cada mês, cópia da documentação a que se refere o artigo 1º da Lei Estadual nº 9.076, de 02/02/95, publicada no DOE de 03/02/95, sempre que forem celebrados contratos para execução de obras ou serviços de engenharia, nos valores estabelecidos no artigo 2º da mencionada lei.

§ 1º - Os documentos de que trata este artigo serão encaminhados mediante a utilização de capas próprias, fornecidas pela Imprensa Oficial do Estado, devidamente preenchidas.

§ 2º - As justificativas e as relações de que tratam os artigos 4º, 5º, 7º, 8º e 11 da citada lei deverão ser remetidas por meio de ofício, até o dia 15(quinze) do mês subseqüente da ocorrência, mencionando os números dos processos da origem e o do protocolo neste Tribunal.

SEÇÃO V

Da Ordem Cronológica de Pagamentos

Artigo 12 - Os órgãos referidos no artigo 1º destas Instruções remeterão a este Tribunal, até o dia 30(trinta) de cada mês, relação dos pagamentos efetuados no mês anterior, das obrigações relativas ao fornecimento de bens, locações, realização de obras e prestação de serviços, obedecida a estrita ordem cronológica das datas de suas exigibilidades, fazendo uma relação para cada fonte diferenciada de recursos:

I - serão relacionados os pagamentos, ainda que parcelados, decorrentes de contratações, cujo valor total seja igual ou superior ao previsto para a modalidade tomada de preços - compras e serviços;

II - a referida relação deverá estar acompanhada de cópia das publicações das justificativas de alterações que, eventualmente, tenham sido feitas na ordem cronológica dos pagamentos.

Artigo 13 - Para efeito do acompanhamento da ordem cronológica de pagamentos, os recursos serão considerados como vinculados e não vinculados.

§ 1º - Entende-se como vinculados os recursos provenientes de contratos de empréstimos, convênios, emissão de TÍTULOs, ou de outra forma de obtenção de recursos que exija vinculação.

§ 2º - Não vinculados serão todos os demais recursos, oriundos de receita própria, transferências, ou outro meio, desde que não vinculada especificamente sua aplicação.

Artigo 14 - Os pagamentos deverão respeitar a ordem cronológica das exigibilidades, considerando, sempre, cada fonte diferenciada de recursos, sendo que, no caso de recursos vinculados, cada contrato de empréstimo, convênio, ou outra origem de recursos vinculados, será uma fonte. No caso de não vinculados considerar-se-á cada uma das categorias econômicas - 3000 e 4000 - como fonte diferenciada de recursos.

Artigo 15 - As informações, preferencialmente, serão remetidas em disquetes, devendo o órgão jurisdicionado apresentar no Protocolo do Tribunal de Contas (Capital ou Unidades Regionais) um disco flexível de 31/2" de alta densidade para a gravação do sistema, que estará disponível para microcomputador, padrão IBM-PC, podendo, também, ser efetuadas de conformidade com o anexo 8.

Parágrafo único - Não ocorrendo pagamentos no período, deverá ser encaminhada declaração neste sentido.

SEÇÃO VI

Das Sanções aos Licitantes

Artigo 16 - Os órgãos de que trata este CAPÍTULO deverão comunicar a este Tribunal, até o dia 15 (quinze) de cada mês, as sanções previstas nos incisos III e IV do artigo 87 da Lei Federal nº 8.666/93 e suas alterações, que tenham sido aplicadas no mês anterior, bem como eventuais reabilitações ocorridas no período.

Parágrafo único - Ocorrendo a reabilitação antes do término do prazo estipulado, o fato será comunicado a este Tribunal, no prazo máximo de 15(quinze) dias.

Artigo 17 - A comunicação de que trata o artigo anterior será efetuada de conformidade com os anexos 1 e 2, acompanhada da comprovação de que o interessado foi notificado para apresentar recurso.

SEÇÃO VII

Dos Auxílios, Subvenções e Contribuições

Artigo 18 - Os órgãos mencionados no artigo 1º destas Instruções somente poderão conceder auxílios, subvenções e contribuições nos termos das exigências contidas na Lei Federal nº 4.320/64.

Artigo 19 - Compete aos órgãos concessores:

I - estabelecer a data limite para apresentação das comprovações, parciais (em caso de convênios plurianuais) ou totais, a qual não poderá ultrapassar o dia 31(trinta e um) de março do exercício seguinte ao recebimento dos recursos;

II - proibir aos beneficiários a redistribuição dos recursos a outras entidades, congêneres ou não;

III - autorizar, a seu critério, de forma fundamentada, eventuais solicitações de prorrogação de prazo, para aplicação dos recursos ou alteração de sua destinação;

IV - receber e examinar as comprovações apresentadas, emitindo parecer conclusivo, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, a contar da data de seu recebimento;

V - examinar as prestações de contas oriundas de convênio, segundo as disposições estabelecidas no artigo 116 da Lei Federal nº 8.666/93 e suas alterações, devendo com eles permanecer colecionadas;

VI - exigir das entidades beneficiárias, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, o saneamento de eventuais irregularidades na comprovação apresentada, ou sua entrega, em caso de omissão;

VII - suspender, por iniciativa própria, novas concessões aos inadimplentes, quando decorrido o prazo previsto no inciso anterior sem a devida regularização, comunicando tal fato a este Tribunal, no prazo máximo de 15 (quinze) dias, acrescido de cópia da documentação relativa às providências adotadas pelo órgão concessor para regularização da pendência;

VIII - expedir, a pedido dos interessados, declarações ou atestados de regularidade referentes às comprovações apresentadas, ressalvado o julgamento deste Tribunal, conforme o disposto no inciso XVII do artigo 2º da Lei Complementar Estadual nº 709/93;

IX - conservar, em suas respectivas unidades, à disposição deste Tribunal, para fins de requisição ou exame "in loco", os processos versando sobre prestação de contas.

Artigo 20 - No que diz respeito às comprovações, os órgãos concessores deverão estabelecer aos beneficiários os seguintes procedimentos:

I - indicar os recursos recebidos e descrever resumidamente os documentos de despesa, de conformidade com o anexo 4;

II - juntar, ainda, nas comprovações, os seguintes documentos:

a)manifestação expressa do conselho fiscal ou órgão correspondente do beneficiário sobre a exatidão do montante comprovado, atestando estar depositada eventual parcela ainda não aplicada;

b)declaração da existência de fato e do funcionamento da entidade, relativa ao período da concessão, firmada por Autoridade Pública Municipal, Estadual ou Federal, com jurisdição no Município no qual se encontra sediada;

c)cópia do balanço ou demonstração da receita e da despesa, referente ao exercício em que o numerário foi recebido;

d)relação dos beneficiados com bolsas de estudos e o critério adotado para sua escolha, se for o caso.

III - na hipótese de aquisição de bens móveis e/ou imóveis, apresentar prova dos respectivos registros contábil, patrimonial e imobiliário da circunscrição, conforme o caso;

IV - indicar, no corpo dos documentos originais das despesas, o auxílio, subvenção ou contribuição a que se referem, extraindo-se, em seguida, as cópias que serão juntadas nas prestações de contas.

Parágrafo único - Os originais dos documentos descritos neste artigo ficarão arquivados nos órgãos beneficiários, à disposição dos órgãos fiscalizadores, podendo ser requisitados, sendo oportunamente devolvidos.

Artigo 21 - As disposições das letras "a" e "b" do inciso II do artigo anterior não se aplicam às comprovações dos auxílios, subvenções e contribuições concedidos pelo Estado às prefeituras e suas entidades municipais, devendo, entretanto, apresentar demonstrativo financeiro das contas vinculadas, devidamente conciliados.

Artigo 22 - Não serão expedidos pelo Tribunal de Contas atestados ou declarações de regularidade da situação, para efeito de recebimento de novos auxílios, subvenções e contribuições.

SEÇÃO VIII

Dos Adiantamentos

Artigo 23 - Os órgãos de que trata o artigo 1º destas Instruções remeterão, até o dia 15(quinze) de cada mês, a relação dos adiantamentos concedidos no mês anterior, preferencialmente, em disquete formato 31/2", conforme sistema à disposição no Protocolo deste Tribunal (Capital e Unidades Regionais), podendo, também, ser efetuada de conformidade com o anexo 9.

Parágrafo único - Os adiantamentos concedidos para fazer face às despesas de representação serão comunicados a este Tribunal, na mesma forma do "caput" deste artigo, porém, em relação própria.

Artigo 24 - Os órgãos aqui tratados darão conhecimento a este Tribunal, em até 15(quinze) dias do término do prazo para prestação de contas, dos nomes dos responsáveis que deixaram de apresentar contas dos adiantamentos recebidos, fornecendo todos os elementos que permitam a sua identificação.

§ 1º - Em se configurando a hipótese do "caput" deste artigo, os órgãos deverão tomar providências relativas à sustação da entrega de numerário aos responsáveis em falta.

§ 2º - A liberação de novos adiantamentos somente poderá ocorrer depois da entrega da prestação de contas em atraso, feita pelo responsável, ou, se for o caso, do atendimento às notificações para regularizá-la.

§ 3º - As alegações apresentadas ao Tribunal de Contas deverão ser referendadas pela autoridade superior.

Artigo 25 - Os processos de prestação de contas serão autuados nos órgãos de origem, mediante a utilização de capas próprias, fornecidas pela Imprensa Oficial do Estado e conterão:

I - cópia(s) da(s) nota(s) de empenho;

II- comprovante de depósito bancário ou ordem de pagamento do valor não utilizado, se houver;

III - guia de recebimento de depósito na conta "C" (GRDEPC) referente ao recolhimento do saldo não utilizado, se houver;

IV - nota de lançamento (NL) de estorno do saldo do adiantamento não utilizado, se houver;

V - documento comprobatório da anulação do saldo de adiantamento não utilizado, se houver;

VI - nota de liquidação (NL) da baixa da responsabilidade do valor utilizado no adiantamento;

VII - exame analítico efetuado pelo órgão, ratificado pela autoridade competente;

VIII - autorização para prorrogação do prazo de aplicação, se for o caso;

IX - extrato bancário da conta específica para adiantamento;

X - balancete das despesas;

XI - comprovantes originais das despesas, contendo declaração, de quem de direito, do recebimento do material ou serviço, quando for o caso.

Parágrafo único - Os órgãos aqui tratados deverão conservar em suas respectivas unidades, à disposição deste Tribunal, para fins de requisição ou exame "in loco", os processos versando sobre adiantamentos.

Artigo 26 - Somente serão admitidos comprovantes das despesas realizadas dentro dos prazos de aplicação estabelecidos em lei.

Artigo 27 - O numerário correspondente aos adiantamentos deverá permanecer depositado em Instituição Oficial, em conta específica, enquanto não aplicado.

Artigo 28 - Todas as despesas documentadas deverão enquadrar-se nas categorias econômicas próprias, de acordo com a classificação orçamentária.

Artigo 29 - Os comprovantes deverão discriminar as despesas efetuadas, constando nos autos, obrigatoriamente, a prova de que as mesmas foram autorizadas por quem de direito.

Artigo 30 - Não serão aceitos documentos com alterações, rasuras, emendas ou entrelinhas que prejudiquem a sua clareza ou legitimidade.

Artigo 31 - As prestações de contas de adiantamentos recebidos em virtude de crédito especial ou extraordinário deverão fazer referência à lei ou ao decreto respectivo, bem como à prorrogação de vigência, se houver.

Artigo 32 - Nos casos de viagens ao exterior, as prestações de contas dos adiantamentos serão feitas mediante a apresentação das passagens utilizadas, acompanhadas dos comprovantes das despesas, aceitando-se, entretanto, em virtude de legislação específica de cada País, declaração de sua realização.

Artigo 33 - A prestação de contas relativa a operações policiais de caráter reservado far-se-á semestralmente, em um só processo, o qual deverá conter, além dos elementos previstos no artigo 25 destas Instruções, os comprovantes originais das despesas devidamente autorizadas, ou apenas a declaração de seus valores, quando, a juízo do Secretário de Estado, forem consideradas de caráter reservado.

Artigo 34 - Os processos de prestação de contas relativos às despesas com representação e os processos de prestação de contas semestrais relativos a operações policiais de caráter reservado serão encaminhados a este Tribunal, no prazo de 70 (setenta) dias, contados da data de entrega das contas pelos responsáveis.

Parágrafo único - No exame dos processos referidos no "caput" deste artigo, o Tribunal poderá, antes de seu julgamento, solicitar ao servidor ou a seu superior informações complementares, de modo que fiquem esclarecidas quaisquer dúvidas ainda remanescentes.

Artigo 35 - As prestações de contas relativas às despesas com representação geral do Estado, quando de responsabilidade dos Chefes dos Poderes Executivo, Legislativo, Judiciário e do Ministério Público, serão encaminhadas a este Tribunal, no prazo estabelecido no artigo 33 destas Instruções, delas constando, expressamente, a informação de que as despesas foram aprovadas pelo Governador do Estado, se oriundas do Poder Executivo, ou pelos respectivos Presidentes, caso provenientes dos Poderes Legislativo e Judiciário ou, ainda, pelo Procurador Geral de Justiça, no caso do Ministério Público, sempre por despacho em processo.

Artigo 36 - Nos processos de prestação de contas de que trata o artigo anterior, fica dispensada a remessa dos respectivos comprovantes de despesa, devendo, entretanto, deles constar, além dos elementos elencados no artigo 25 destas Instruções, a relação discriminada das despesas realizadas.

Artigo 37 - Os processos de prestação de contas de adiantamento, após julgamento e publicação das competentes quitações, deverão permanecer nos órgãos de origem, pelo prazo de 5 (cinco) anos.

SEÇÃO IX

Dos Atos de Admissão de Pessoal

Artigo 38 - Para fins de apreciação da legalidade e registro dos atos de admissão de pessoal, os órgãos de que trata o artigo 1º destas Instruções remeterão a este Tribunal, até o dia 31 (trinta e um) de janeiro:

I - relação das admissões por concurso ou processo seletivo, no exercício anterior, de conformidade com o anexo 5;

II - relação das contratações por tempo determinado, não precedidas de concurso ou processo seletivo, ocorridas no exercício anterior, de conformidade com o anexo 6;

III - quadro de pessoal, atualizado até 31 de dezembro, com indicação dos cargos criados, providos e vagos, de conformidade com o anexo 7.

§ 1° - Não ocorrendo admissões no período, deverá ser encaminhada declaração nesse sentido.

§ 2° - Preferencialmente, a documentação será remetida em disquete.

Artigo 39 - Todos os processos de admissão de pessoal, devidamente classificados segundo o fundamento do ato, concurso ou processo seletivo ou tempo determinado, ficarão à disposição do Tribunal, nos respectivos órgãos de que trata o artigo 1º destas Instruções.

Parágrafo único - Considerada a natureza da admissão ou da contratação, os processos deverão conter:

I - se precedida de concurso público ou processo seletivo:

a)capa indicando:

1 - número do processo;

2 - órgão;

3 - denominação do cargo ou emprego público, com referência à respectiva legislação;

4 - número de vagas existentes à data da primeira publicação do edital;

5 - responsável pela abertura e homologação;

b)quadro de pessoal atualizado à data do edital;

c)legislação de criação do cargo ou emprego público;

d) publicação do edital de abertura, com indicação do órgão de imprensa utilizado;

e)publicação da lista de classificação final dos candidatos habilitados;

f)publicação do termo de homologação;

g)publicação da prorrogação do prazo de validade do concurso ou processo seletivo;

h)ato de admissão, acompanhado de documentos que indiquem: nome do candidato, número do registro geral (RG), classificação, início do exercício, concurso e cargo ou emprego público correspondente, bem como o motivo da existência do cargo vago;

i)prorrogação de prazo para posse ou exercício .

II - se contratação por tempo determinado:

a)capa indicando:

1 - número do processo;

2 - órgão;

3 - denominação da função;

4 - legislação autorizadora.

b)cópia da legislação autorizadora da contratação por prazo determinado e justificativa quanto à necessidade da contratação temporária de excepcional interesse público;

c)requisitos básicos para seleção, se houver, e publicação da lista de classificação final;

d)contrato de trabalho indicando: nome do contratado, documento de identidade (RG), função, classificação em seleção, se houver, legislação autorizadora da contratação ,vigência do contrato;

e)rescisão contratual, quando for o caso.

Artigo 40 - Excetuam-se do exame e registro previstos nestas Instruções as admissões para cargos de provimento em comissão e funções de confiança.

Artigo 41 - As relações com prazo de remessa previsto para o dia 31 de janeiro de 1999 compreenderão o período de 01/07 a 31/12/98.

SEÇÃO X

Dos Atos de Aposentadoria e Reforma

Artigo 42 - Para fins de apreciação da legalidade e conseqüente registro dos atos concessórios de aposentadoria e reforma, os órgãos mencionados no artigo 1º destas Instruções deverão encaminhar a este Tribunal, até 31 (trinta e um) de janeiro e 31 (trinta e um) de julho:

I - relações, em duas vias, das aposentadorias, das reformas ou transferências para a reserva no semestre anterior, e das apostilas retificatórias que alterem o fundamento legal da concessão ou que modifiquem os proventos na data inicial de sua vigência, de conformidade com os anexos 10 e 11.

Artigo 43 - Os processos relativos aos atos de que trata esta SEÇÃO serão autuados nos órgãos de origem, mediante a utilização de capas, nas quais deverão constar as seguintes indicações:

I - nº do processo;

II - órgão de origem;

III - nome e nº do RG do interessado;

IV - assunto.

Artigo 44 - As vantagens decorrentes de decisão judicial, nos casos tratados nestas Instruções, deverão ser formalizadas por meio de apostila retificatória e comprovadas pela juntada da decisão acompanhada da declaração do seu trânsito em julgado.

Artigo 45 - Sempre que houver divergência entre os dados constantes do ato em exame e as demais peças do processo deverá ser juntada a competente apostila retificatória.

Artigo 46 - Os processos de que trata esta SEÇÃO deverão permanecer nos órgãos de origem, à disposição do Tribunal de Contas, para fins de fiscalização "in loco" ou requisição, se for o caso.

Artigo 47 - As relações de que tratam as presentes Instruções abrangerão, também, os atos concessórios de aposentadoria e reforma formalizados anteriormente, mas não submetidos ao Tribunal.

SEÇÃO XI

Do Controle Interno

Artigo 48 - Mensalmente, até o dia 15 (quinze) do mês subseqüente, o(s) responsável(eis) pelo controle interno dos órgãos mencionados no artigo 1º destas Instruções remeterá(ão) a este Tribunal cópia de todos os relatórios e pareceres exarados no mês, em cumprimento às obrigações dispostas no artigo 35 da Constituição Estadual, ou a comunicação da não elaboração destes.

Parágrafo único - Em ocorrendo qualquer ofensa aos princípios consagrados no artigo 37 da Constituição Federal, a comunicação de que trata o "caput" deste artigo deverá ocorrer, impreterivelmente, em até 3 (três) dias da elaboração do relatório ou parecer respectivo.

Artigo 49 - Cabe, também, ao controle interno, em apoio ao controle externo, acompanhar os diversos setores da Administração, na observância dos procedimentos e prazos previstos neste capítulo.

CAPÍTULO II

DAS AUTARQUIAS

SEÇÃO I

Das Contas

Artigo 50 - Para fins de fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, quanto à legalidade, legitimidade e economicidade, exercida por meio do controle externo, e julgamento das contas anuais das autarquias, bem como apreciação dos atos praticados por seus ordenadores de despesa, administradores, gestores e demais responsáveis por bens e valores públicos, deverá ser encaminhada a este Tribunal, até 31(trinta e um) de janeiro, a seguinte documentação relativa ao exercício findo:

I - relatório das atividades desenvolvidas, contendo exposição sobre as demonstrações contábeis e seus resultados, inclusive as suas principais realizações;

II - certidão contendo os nomes dos dirigentes e integrantes da Superintendência, Diretoria, Conselhos e os responsáveis pelo controle interno, tesouraria, almoxarifado, patrimônio e fundos especiais, com os respectivos períodos de gestão, afastamentos e substituições;

III - cópia da fixação da remuneração e demonstrativo dos pagamentos efetuados aos Superintendentes, Diretores e Conselheiros, quando couber;

IV - balanço orçamentário;

V - balanço financeiro;

VI - demonstração das variações patrimoniais;

VII - balanço patrimonial;

VIII - cópia do balanço patrimonial do exercício anterior;

IX - comparativo da receita orçada com a arrecadada;

X - comparativo da despesa autorizada com a realizada;

XI - demonstrativo da dívida fundada interna;

XII - demonstrativo da dívida flutuante;

XIII - demonstrativos da receita e despesa por unidade orçamentária, segundo as categorias econômicas;

XIV - demonstrativo da despesa por função, programas e subprogramas;

XV - quadro consolidado das despesas por categorias econômicas;

XVI - cópia do boletim de caixa e bancos de 31(trinta e um) de dezembro e respectiva conciliação bancária;

XVII - relação de restos a pagar, identificando os valores processados e não processados;

XVIII - balancete analítico do mês de dezembro, inclusive dos fundos especiais;

XIX - certidão expedida pelo Conselho Regional de Contabilidade, comprovando a habilitação profissional do responsável pelos balanços e demonstrativos contábeis;

XX - relação dos empréstimos, financiamentos e operações de crédito, firmados com instituições públicas ou privadas, discriminando, por operação, instituições envolvidas, data do ajuste, objetivos, vigência e valores;

XXI - relação das desincorporações de bens móveis e imóveis, especificando forma e razão;

XXII - relação das licitações realizadas, separadas por modalidade, constando número do processo, número da licitação, data da abertura, objeto, vencedor, valor e data do eventual contrato, ou declaração negativa por modalidade;

XXIII - relação das despesas efetuadas com dispensa ou inexigibilidade de licitação, nos casos enquadrados na exigência de ratificação do ato (artigo 26 da Lei Federal nº 8.666/93 e suas alterações), constando número do processo, data da abertura, objeto, valor, fornecedor e data da publicação da ratificação, ou declaração negativa;

XXIV - relação dos auxílios, subvenções e contribuições concedidos , de conformidade com o anexo 3, ou declaração de negativa de tais repasses;

XXV - relação de carteiras de ações, na qual conste empresa, tipo, entidade e valor;

XXVI - relação de ações negociadas (aquisição e venda), na qual conste empresa, tipo, quantidade, valor, e as instituições envolvidas na operação.

Parágrafo único: As autarquias integrantes do sistema SIAFEM ficam desobrigadas do encaminhamento dos documentos a que se referem os incisos IV a XX deste artigo, quando os mesmos estiverem disponíveis no sistema, devendo, por ocasião da prestação de contas, mencionar quais estão disponíveis.

SEÇÃO II

Dos Contratos e Atos Jurídicos Análogos

Artigo 51 - As autarquias e os fundos especiais remeterão a este Tribunal, até o dia 15 (quinze) de cada mês:

Parágrafo único - Ficam excluídos da obrigação prevista neste artigo os convênios e os contratos de operações de crédito, os quais deverão ser formalizados, nos termos do artigo 116 da Lei Federal n°8666/93 e suas alterações, devendo ficar à disposição da auditoria nas autarquias.

Artigo 52 - Os processos versando sobre instrumentos contratuais ou atos jurídicos análogos, descritos no artigo anterior, serão autuados nos órgãos de origem, mediante a utilização de capas próprias, fornecidas pela Imprensa Oficial do Estado, devidamente preenchidas.

Artigo 53 - Os contratos ou atos jurídicos análogos, a que se refere o artigo 51 destas Instruções, deverão, conforme o caso, vir acompanhados do seguinte:

I - cópia da documentação relativa à correspondente licitação, devidamente autenticada, na forma capitulada no artigo 38 e seus incisos da Lei Federal nº 8.666/93 e suas alterações, ou,

verificando-se a sua dispensa ou inexigibilidade, cópia da competente justificativa, com indicação do dispositivo legal da exceção, ato da ratificação e sua publicação na Imprensa Oficial;

II - cópia da(s) nota(s) de empenho emitida(s) inicialmente para atendimento da despesa;

III - tratando-se de obras e/ou serviços de engenharia, a documentação prevista no inciso I deste artigo deverá vir acompanhada especialmente de:

a)memorial descritivo dos trabalhos e respectivo cronograma físico-financeiro;

b)projeto básico aprovado pela autoridade competente;

c)orçamento detalhado em planilhas que expressem a composição de todos os seus custos unitários;

e)comprovação no plano plurianual, quando o produto das obras ou serviços estiver contemplado em suas metas.

VI - nos casos de contratação de empresa de prestação de serviços técnicos especializados, que apresente relação de integrantes de seu corpo técnico para participar de procedimento licitatório, ou para justificar a dispensa ou inexigibilidade deste, cópia do comprovante de que tais integrantes realizarão pessoal e diretamente os serviços;

VII - nos casos de notória especialização, a documentação que a comprove, nos termos do artigo 25, § 1º da Lei Federal nº 8.666/93 e suas alterações;

VIII - em se tratando de exclusividade, cópia do atestado fornecido pelo órgão de registro do comércio, Sindicato, Federação, Confederação Patronal ou entidades equivalentes;

IX - nos casos de emergência, caracterização da situação calamitosa, motivo da escolha do fornecedor ou executante e justificativa do preço;

XI - nos casos de prorrogação de prazo contratual, prova da autorização prévia concedida pela autoridade competente, acompanhada da necessária justificativa;

XII - havendo rescisão do contrato, cópia da justificativa e autorização firmada pela autoridade competente;

XIII - cópia do comprovante do recolhimento da caução, se exigida.

Artigo 54 - Quando se verificar a liberação de caução ou fiança, dada em garantia ao cumprimento do contrato ou ato jurídico análogo, nos casos previstos no artigo 51 destas Instruções, deverá ser feita a comunicação a este Tribunal, no prazo máximo de 15(quinze) dias.

Artigo 55 - As autarquias deverão proceder à comunicação do término das obras e/ou serviços decorrentes dos contratos ou atos jurídicos análogos, previstos no artigo 51 destas Instruções, no máximo em 15 (quinze) dias, oferecendo os seguintes elementos:

I - cópia do termo de recebimento provisório e/ou definitivo, com indicação expressa da existência ou não de pendências, reajustamentos ou acertos de qualquer natureza;

II - declaração da autoridade responsável pelas obras e/ou serviços, contendo informações sobre:

a)observância aos prazos previstos;

b)existência de multas contratuais, devendo, em caso afirmativo, ser a declaração acompanhada de cópia do comprovante de recolhimento;

c)manifestação sobre a qualidade e perfeição das obras e/ou serviços executados;

d) na hipótese de não penderem quaisquer reajustamentos orçamentários ou acertos, indicação expressa de que o contrato ou ato jurídico análogo encontra-se integralmente cumprido.

Artigo 56 - As autarquias encaminharão, até o dia 15 (quinze) de cada mês, relação de todos os contratos e atos jurídicos análogos, e seus aditamentos, de valor inferior ao estipulado no artigo 51 destas Instruções, celebrados no mês anterior, na qual deverão constar os seguintes elementos:

I - identificação e data do ajuste;

II - contratado;

III - objeto;

IV - valor;

V - modalidade de licitação ou fundamento da dispensa ou inexigibilidade.

SEÇÃO III

Do Exame Prévio de Edital

Artigo 57 - O Tribunal de Contas poderá, consoante estabelece o artigo 218 do seu Regimento Interno, solicitar, para os fins previstos nos §§ 1º e 2º do artigo 113 da Lei Federal nº 8.666/93 e suas alterações, cópia completa de editais de licitação elaborados pelas autarquias.

Artigo 58 - As autarquias remeterão, em até 48 (quarenta e oito) horas, contadas do recebimento da solicitação mencionada no artigo anterior, as peças da licitação que lhes forem indicadas.

Artigo 59 - O Tribunal de Contas poderá convocar o responsável pela licitação para comparecer em sessão e prestar os esclarecimentos que lhe forem solicitados a respeito do edital e demais documentos, objeto do exame prévio.

SEÇÃO IV

Da Execução Contratual

Artigo 60 - As autarquias deverão encaminhar a este Tribunal, até o dia 15 (quinze) de cada mês, cópia da documentação a que se refere o artigo 1º da Lei Estadual nº 9.076, de 02/02/95, publicada no DOE de 03/02/95, sempre que forem celebrados contratos para execução de obras ou serviços de engenharia, nos valores estabelecidos no artigo 2º da mencionada lei.

§ 1º - Os documentos de que trata este artigo serão encaminhados mediante a utilização de capas próprias, fornecidas pela Imprensa Oficial do Estado, devidamente preenchidas.

§ 2º - As justificativas e as relações de que tratam os artigos 4º, 5º, 7º, 8º e 11 da citada lei deverão ser remetidas por meio de ofício, até o dia 15 (quinze) do mês subseqüente da ocorrência, mencionando os números dos processos da origem e o do protocolo neste Tribunal.

SEÇÃO V

Da Ordem Cronológica de Pagamentos

Artigo 61 - As autarquias remeterão a este Tribunal, até o dia 30(trinta) de cada mês, relação dos pagamentos efetuados no mês anterior, das obrigações relativas ao fornecimento de bens,

locações, realização de obras e prestação de serviços, obedecida a estrita ordem cronológica das datas de suas exigibilidades, fazendo uma relação para cada fonte diferenciada de recursos:

II - a referida relação deverá estar acompanhada de cópia das publicações das justificativas de alterações que, eventualmente, tenham sido feitas na ordem cronológica dos pagamentos.

Artigo 62 - Para efeito do acompanhamento da ordem cronológica de pagamentos, os recursos serão considerados como vinculados e não vinculados.

§ 1º - Entende-se como vinculados os recursos provenientes de contratos de empréstimos, convênios, emissão de TÍTULOs, ou de outra forma de obtenção de recursos que exija vinculação.

§ 2º - Não vinculados serão todos os demais recursos, oriundos de receita própria, transferências, ou outro meio, desde que não vinculada especificamente sua aplicação.

Artigo 63 - Os pagamentos deverão respeitar a ordem cronológica das exigibilidades, considerando, sempre, cada fonte diferenciada de recursos, sendo que, no caso de recursos vinculados, cada contrato de empréstimo, convênio, ou outra origem de recursos vinculados, será uma fonte. No caso de não vinculados considerar-se-á cada uma das categorias econômicas - 3000 e 4000 - como fonte diferenciada de recursos.

Artigo 64 - As informações, preferencialmente, serão remetidas em disquetes, devendo o órgão jurisdicionado apresentar no Protocolo do Tribunal de Contas (Capital ou Unidades Regionais) um disco flexível de 31/2" de alta densidade para a gravação do sistema, que estará disponível para microcomputador, padrão IBM-PC, podendo, também, ser efetuadas de conformidade com o anexo 8.

Parágrafo único - Não ocorrendo pagamentos no período, deverá ser encaminhada declaração neste sentido.

SEÇÃO VI

Das Sanções aos Licitantes

Artigo 65 - As autarquias deverão comunicar a este Tribunal, até o dia 15 (quinze) de cada mês, as sanções previstas nos incisos III e IV do artigo 87 da Lei Federal nº 8.666/93 e suas alterações, que tenham sido aplicadas no mês anterior, bem como eventuais reabilitações ocorridas no período.

Parágrafo único - Ocorrendo a reabilitação antes do término do prazo estipulado, o fato será comunicado a este Tribunal, no prazo máximo de 15(quinze) dias.

Artigo 66 - A comunicação de que trata o artigo anterior será efetuada de conformidade com os anexos 1 e 2, acompanhada da comprovação de que o interessado foi notificado para apresentar recurso.

SEÇÃO VII

Dos Auxílios, Subvenções e Contribuições

Artigo 67 - As autarquias somente poderão conceder auxílios, subvenções e contribuições nos termos das exigências contidas na Lei Federal nº 4.320/64.

Artigo 68 - Compete aos órgãos concessores:

II - proibir aos beneficiários a redistribuição dos recursos a outras entidades, congêneres ou não;

III - autorizar, a seu critério, de forma fundamentada, eventuais solicitações de prorrogação de prazo, para aplicação dos recursos ou alteração de sua destinação;

IV - receber e examinar as comprovações apresentadas, emitindo parecer conclusivo, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, a contar da data de seu recebimento;

VI - exigir das entidades beneficiárias, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, o saneamento de eventuais irregularidades na comprovação apresentada, ou sua entrega, em caso de omissão;

IX - conservar, em suas respectivas unidades, à disposição deste Tribunal, para fins de requisição ou exame "in loco", os processos versando sobre prestação de contas.

Artigo 69 - No que diz respeito às comprovações, os órgãos concessores deverão estabelecer aos beneficiários os seguintes procedimentos:

I - indicar os recursos recebidos e descrever resumidamente os documentos de despesa, de conformidade com o anexo 4;

II - juntar, ainda, nas comprovações os seguintes documentos:

a)manifestação expressa do conselho fiscal ou órgão correspondente do beneficiário sobre a exatidão do montante comprovado, atestando estar depositada eventual parcela ainda não aplicada;

c)cópia do balanço ou demonstração da receita e da despesa, referente ao exercício em que o numerário foi recebido;

d)relação dos beneficiados com bolsas de estudos e o critério adotado para sua escolha, se for o caso.

III - na hipótese de aquisição de bens móveis e/ou imóveis, apresentar prova dos respectivos registros contábil, patrimonial e imobiliário da circunscrição, conforme o caso;

Parágrafo único - Os originais dos documentos descritos neste artigo, ficarão arquivados nos órgãos beneficiários, à disposição dos órgãos fiscalizadores, podendo ser requisitados, sendo oportunamente devolvidos.

Artigo 70 - As disposições das letras "a" e "b" do inciso II do artigo anterior não se aplicam às comprovações dos auxílios, subvenções e contribuições concedidos pelas autarquias às prefeituras e suas entidades municipais, devendo, entretanto, apresentar demonstrativo financeiro das contas vinculadas, devidamente conciliados.

Artigo 71 - Não serão expedidos pelo Tribunal de Contas atestados ou declarações de regularidade da situação, para efeito de recebimento de novos auxílios, subvenções e contribuições.

SEÇÃO VIII

Dos Adiantamentos

Artigo 72 - As autarquias remeterão, até o dia 15(quinze) de cada mês, a relação dos adiantamentos concedidos no mês anterior, preferencialmente, em disquete formato 31/2", conforme sistema à disposição no Protocolo deste Tribunal (Capital e Unidades Regionais), podendo, também, ser efetuada de conformidade com o anexo 9.

Artigo 73 - As autarquias darão conhecimento a este Tribunal, em até 15(quinze) dias do término do prazo para prestação de contas, dos nomes dos responsáveis que deixaram de apresentar contas dos adiantamentos recebidos, fornecendo todos os elementos que permitam a sua identificação.

§ 1º - Em se configurando a hipótese do "caput" deste artigo, as autarquias deverão tomar providências relativas à sustação da entrega de numerário aos responsáveis em falta.

§ 3º - As alegações apresentadas ao Tribunal de Contas deverão ser referendadas pela autoridade superior.

Artigo 74 - Os processos de prestação de contas serão autuados nos órgãos de origem, mediante a utilização de capas próprias, fornecidas pela Imprensa Oficial do Estado e conterão: